Häufig muss auch während der Geschäftsbeziehung regelmäßig geprüft werden. Mit dem Sanktionsregime der EU werden solche Bestimmungen stärker wahrgenommen, während Verpflichtete laut EU Geldwäscherichtlinie schon länger mit diesen Auflagen vertraut sind. Auch betriebsintern veranlasste Prozesse sehen häufig KYC – „Know Your Customer“ Aktivitäten zur Risikominimierung vor.
Ein aufwändiger Prozess für Rechtsabteilungen, Compliance-Officer, Einkäufer und Verkäufer im Unternehmen, die den Geschäftspartner nicht nur als Firma, sondern auch die handelnden Personen innerhalb der Firma nach vielfältigen Merkmalen überprüfen sollten.
Woran sollte man bei einer KYC-Prüfung denken?
Ist eine Firma oder Person in einer Sanktionsliste eingetragen, dann sind Geschäftsbeziehungen untersagt, sofern es keine ausdrückliche Ausnahme dafür gibt.
In Vergabeverfahren ist auch das Wissen um einen Russland Bezug essentiell, da im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung keine Aufträge an derartige Unternehmen vergeben werden dürfen.
Zahlungsunfähige Geschäftspartner, bei denen sich ein Eintrag in der Ediktsdatei findet oder auch Scheinunternehmen, die vom Bundesministerium für Finanzen identifiziert werden, sind wahrlich kein guter Umgang im Geschäftsleben.
Der wirtschaftliche Eigentümer ist üblicherweise im WiEReG ersichtlich, kann aber in den meisten Fällen auch anhand der Firmenbuchdaten eruiert werden. Gibt es mehrere wirtschaftliche Eigentümer wie beispielsweise Mitglieder eines Vorstandes oder bei Stiftungen die Stifter, dann kann dies Einfluss auf die Geschäftsbeziehung haben.
Zu guter Letzt vermittelt die zeitgerechte Einreichung des Jahresabschluss beim Firmenbuch Vertrauen und Verlässlichkeit des Geschäftspartners. Ist er immer wieder säumig, kann das als Malus-Punkt im KYC-Prozess gewertet werden.
Neben dem Unternehmen selbst ist auch anzuraten, die handelnden Funktionsträger – also natürliche Personen – zu überprüfen. Auch hier sind mehrere Ebenen zu beachten: die Prüfung gegen Sanktionslisten, die Ediktsdatei und ein etwaiger Russland-Bezug. Zusätzlich sollte überprüft werden, ob die Personen als politisch exponiert gemäß Geldwäscherichtlinie zu qualifizieren sind (PEPs).
Das Compliance-Screening im Wirtschafts-Compass enthält alle oben genannten Informationen pro juristischer und natürlicher Person und einiges mehr – komfortabel aufbereitet und kompakt als PDF-Bericht dargestellt. Eine zeitintensive Suche oder Recherche in mehreren (öffentlich zugängigen) Datenbanken ist nicht mehr notwendig.
Verfügbar ist der Service als Firmen-Compliance-Screening und Personen-Compliance-Screening. Die Reports sind im Wirtschafts-Compass und als Datenlieferung über die API erhältlich und ein effizienter Schritt Richtung Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Die Informationen gelangen just-in-time und aktuell gescreent auf den Bildschirm oder als Datenlieferung in firmeneigene Systeme.
Der Autor: Dr. Georg Hittmair, LL.M. ist Prokurist in der Compass-Verlag GmbH, der Compass-Redaktion GmbH und der HF Data Datenverarbeitungsgesellschaft m.b.H.
Seit 2012 verantwortet er die Bereiche Rechtssachen, Personal und Public Affairs in der Compass-Gruppe und bringt seine langjährige Expertise zum Thema Datenschutz u.a. als Präsident der europäischen PSI Alliance ein. Auf der Vienna Legal Tech am 25. / 26. April ist er Gastgeber eines Impulsvortrages zum Thema „Compliance-Lösungen aus Public Sector Informationen“.
