Was ist Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA) gehört zu den Prozessautomatisierungstechnologien. Mit ihrer Hilfe können Roboter unterschiedlichste Interaktionen nachahmen, die Menschen mit Anwendungen oder Systemen durchführen. Bei richtiger Planung und Ausführung kann sich das Ergebnis sehen lassen: Menschliche Teams erhalten weniger repetitive Aufgaben, zudem wird die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert und die Verantwortlichen sparen wertvolle Ressourcen. Teams, die ihre RPA-Initiative schon entsprechend vorangetrieben haben, profitieren in vielen Bereichen von einer digitalen Belegschaft und können das Potenzial ihrer Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.
Das „P” in RPA: Warum exzellente Prozesse so wichtig sind
Eine gelungene RPA-Initiative ist vor allem eines: harte Arbeit. Unternehmen neigen häufig dazu, sich zu schnell in eine RPA-Initiative zu stürzen. Oftmals ist jedoch das Problem, das mit Hilfe von RPA gelöst werden soll, zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht klar umrissen. Umso wichtiger ist ein tiefgehendes Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse.
Und damit sind wir schon beim Ausgangspunkt einer erfolgreichen RPA-Initiative: den Geschäftsprozessen. Ohne ihre Analyse laufen Unternehmen Gefahr, ineffiziente oder veraltete Prozesse zu automatisieren, statt sie zu verbessern. Diese werden durch Robotic Process Automation lediglich schneller – und nicht besser – ausgeführt. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen RPA-Initiative hat also noch gar nichts mit Robotern oder Automatisierung zu tun. Stattdessen müssen Sie zunächst das Optimierungspotential in Ihren Ende-zu-Ende-Prozessen analysieren. Erst, wenn die Teilprozesse nahtlos ineinandergreifen, sollten Sie Ihr menschliches Team um digitale Kollegen erweitern.
Den ROI Ihrer RPA-Initiative steigern: So gehen Sie vor
Im Folgenden zeigen wir Ihnen sieben Schritte auf, die Sie auf dem Weg zu Ihrer erfolgreichen RPA-Implementierung gehen sollten. Ein Hinweis: Hierbei handelt es sich ganz bewusst nicht um eine konkrete Anleitung, sondern um Handlungsempfehlungen, die sich nach unserer Erfahrung bewährt haben. Ausführliche Informationen hierzu erhalten Sie auch in unserem aktuellen Whitepaper rund um RPA.
Schritt 1: Geschäftsszenario durchdenken
Robotic Process Automation ist kein Patentrezept, mit dem Sie Ihre Gewinne in kurzer Zeit verdoppeln oder Ihre Kosten halbieren können. Vor der Implementierungsphase sollten Sie daher festlegen, wie Ihre Organisation RPA einsetzen kann. Darüber hinaus gilt es herauszufinden, wo es in Ihrem Unternehmen überhaupt RPA-Automatisierungspotenziale gibt. Analysieren Sie, wie Ihre Geschäftsprozesse im Alltag ablaufen und ob sie vom Idealzustand abweichen. Auf dieser Basis können Sie sich eine RPA-Initiative erfolgreich durchführen.
Schritt 2: Ideen entwickeln und testen
Nun entwickeln Sie Ihre Ideen weiter und testen Ihre Annahmen auf Herz und Nieren:
- Wie kann RPA in Ihrem Unternehmen strategisch und skalierbar eingesetzt werden?
- Welchen Wert generieren Sie beim Einsatz von RPA?
- Wird Ihr Vorhaben durch das Management und die Mitarbeiter sowie wichtige Stakeholder unterstützt?
Hier spielt die Simulation Ihrer Prozesse eine wichtige Rolle. So können Sie Ihr Projekt analysieren und verbessern, ohne Ihre tatsächlichen Prozesse zu gefährden. Nutzen Sie Simulationen und Modellierungen, um mögliche Folgen unterschiedlicher Anwendungsfälle für Ihr geplantes RPA-Projekt abzuwägen.
Schritt 3: Pilotprojekt starten
Bevor Sie eine Aufgabe automatisieren, sollten Sie sicher sein, dass diese optimal ausgeführt wird. Nun wird es Zeit, Ihr erstes Pilotprojekt zu starten. So finden Sie heraus, wie sich RPA in Kombination mit bereits optimierten Prozessen auf Ihr Unternehmen auswirkt. Konzentrieren Sie sich hier ausschließlich auf einen Prozess wie einen alltäglichen Ablauf, der immer wieder für Frustration im Team sorgt. Vermeiden Sie große, unternehmenskritische Aufgaben. Diese eignen sich nicht für eine solche Mikro-Testumgebung.
Schritt 4: Expertenwissen teilen
Nun sollten Sie sich mit der Etablierung von RPA-Experten in Ihrem Unternehmen beschäftigen. Diese können Expertenwissen mit anderen Kollegen teilen und aufzeigen, wie RPA den Arbeitsalltag erleichtert. Nutzen Sie hierfür auch Ihr bereits bestehendes Pilotprojekt, mit dem Sie die Frustration im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter verringern konnten. So erhöhen Sie langfristig auch die Mitarbeitermotivation und machen Ihre RPA-Implementierung von einem “Push-Projekt” zu einem “Pull-Projekt”.
Schritt 5: Mitarbeiter schulen
Im fünften Schritt arbeiten Sie mit den Endanwendern Ihrer RPA-Initiative zusammen. Machen Sie ihnen deutlich, wie sich ihre tägliche Arbeit durch den Einsatz von Robotern positiv verändert. Zudem sollten Sie in diesem Schritt Feedback einholen. So wissen Sie genau, wie Ihre Mitarbeiter Robotic Process Automation in der Praxis erleben. Jeder Unternehmenswandel erfordert ein durchdachtes Change Management. Das gilt auch für eine RPA-Implementierung. Schließlich müssen Ihre Mitarbeiter verstehen, was diese Umstellung für sie selbst, ihre Arbeit sowie ihre Kollegen bedeutet.
Schritt 6: Ergebnisse messen
Nur durch die langfristige Überwachung Ihrer RPA-Initiative können Sie deren Return on Investment (ROI) nachweisen. Umso wichtiger ist es, die Ergebnisse Ihrer Initiative regelmäßig zu messen und mit Ihren Erwartungen abzugleichen. Stellen Sie sich hierfür zum Beispiel folgende Fragen:
- Verlaufen die automatisierten Prozesse wie vorgesehen?
- Hat sich die Produktivität gesteigert oder verlagert sich die anfallende Arbeit nur?
- Erzielen Sie Kosteneinsparungen und wenn ja, wie hoch sind diese?
- Werden die Roboter bereits optimal eingesetzt?
- Haben sich Prozesse seither verändert?
Schritt 7: RPA weiterentwickeln
Wenn Sie RPA mit einem prozessbasierten Ansatz verknüpfen, erkennen Sie weitere Verbesserungsmöglichkeiten. Nutzen Sie dieses Potenzial und schöpfen Sie Ihre Möglichkeiten voll aus! Wie jeder Unternehmenswandel ist auch die RPA-Implementierung ein Zyklus. Die einzelnen Schritte wiederholen sich kontinuierlich und lassen sich dementsprechend immer weiter optimieren. Hierbei ist es wichtig, dass Sie Ihre Prozesse vor der Automatisierung analysieren, um ihren positiven Effekt auf den ROI zu verstärken.
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Über den Autor:
Name: Gerrit de Veer
Jobtitel: SVP Sales MEE
Kurzbio: Gerrit de Veer leitet den Vertrieb in MEE bei der Signavio GmbH. Er bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung als Vertriebsmanager in das Unternehmen ein. Zuvor war er für Docutec und tecmasters tätig.
