Ziel jeglicher Prozessoptmierung ist, effizienter und im Idealfall auch kostengünstiger zu werden. Shared Service Organisationen z.B. können dabei helfen. Wie die optimale Prozessstrategie aussehen kann und warum es in der Praxis immer wieder Stolpersteine gibt, wollten wir von Werner Zeitelberger (Borealis) wissen. Beim Prozessmanagement- & Automatisierungs Forum wird er unter anderem über Shared Services im Covid-19 Umfeld sprechen.
BC: Wie sieht – aus Sicht der Borealis – Ihre aktuelle Prozessoptimierungsstrategie aus?
Zeitelberger: Die Prozessoptimierung bekommt immer neue Facetten. Moderne Technologien, globale oft virtuelle Kollaboration, höhere Governance & Compliance Standards und innovative Arbeitsansätze sowie Optimierungsmethoden (z.B.: Lean, Six Sigma, Design Thinking). Diese verändern natürlich auch die Anforderungen an die Prozessoptimierungsstrategie. Um die Anstrengungen zu bündeln, testen wir im Finanzbereich ein Process Ownership Model. Es gibt einen zentralen Ansprechpartner und ein Team, das sich vollumfänglich um Prozessgestaltung und Optimierung kümmert. Somit sind alle relevanten Themen (Technologie, Governance, Compliance, Optimierungsinitiativen) in einer Hand und werden zentral gesteuert.
BC: Was ist der Business Case für eine Shared Services Organisation?
In der Vergangenheit hat der Business Case sehr stark auf die Einsparung durch Personalkostenarbitrage abgezielt. Entsprechend war der Fokus auf transaktionale Prozesse mit wenig Risiko (z.B.: Kreditoren, Debitoren, IT-Administration etc.) gerichtet. Durch die höheren Reifegrade in den Shared Services Organisationen sehen wir, dass der Umfang immer größer wird und mehr und mehr zentralisiert werden kann. Die Ausnahmesituation der Pandemie hat den Trend noch weiter vorangetrieben. Virtuelles Arbeiten hat sich bewährt und Entscheidungsträger überzeugt, dass ortsungebundenes Arbeiten („remote working“) funktioniert. Wir verlagern zum Beispiel gerade Konsolidierungs-, Planungs- und Reportingaktivitäten. Das bringt viele Vorteile hinsichtlich Schnittstellenoptimierung und Automatisierung mit sich. In diesem Umfeld können moderne Technologien (z.B.: Robotic Process Automation, Process Mining etc.) effizient eingesetzt werden. Durch die Zentralisierung von Prozessen wird das Thema Daten in Zukunft eine noch größere Rolle spielen und bringt viele weitere Potentiale mit sich. Allerdings ist das Datenmanagement (Aufbereiten, Pflegen, Auswerten) oft nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheinen mag.
BC: Welche Herausforderungen gilt es künftig im Sinne der Prozessoptimierung zu meistern?
Durch die wachsenden Anforderungen werden die Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter noch viel wichtiger werden. Neue Technologien finden sich oft nicht auf den Lehrplänen von klassischen Bildungseinrichtungen. Die Arbeitgeber müssen deshalb ein Umfeld schaffen, das Mitarbeiter motiviert und es ermöglicht, neue Ansätze auszuprobieren. Es braucht Freiraum zur Gestaltung, aber auch zum Scheitern. Nicht alle innovativen Ideen bzw. Optimierungsinitiativen werden die entsprechenden Ziele auch tatsächlich erfüllen können. Darüber hinaus wird das Zusammenarbeiten in Netzwerken (z.B.: Forschungseinrichtungen, Start-ups, externe Fachexperten, Beratungsdienstleister etc.) noch wichtiger. Gewisse Kompetenzen können nicht einfach im Unternehmen eigenständig aufgebaut bzw. effektiv genutzt werden. Hier können Netzwerke sehr hilfreich sein.
Erleben Sie Werner Zeitlberger, Head of Finance Transformation bei Borealis AG live am 5. Mai 2022 beim Round Table "Shared Services im Covid-19 Umfeld"
