Prozessmanager aus Überzeugung und Leidenschaft: Interview mit Leo Alappat

Leo Alappat leitet den Bereich Operational Excellence bei Bitpanda, Wir sprechen über die Demokratisierung der Technologie und wie Automatisierung dabei helfen kann, sich auf Dinge zu konzentrieren, die tatsächlich Mehrwert schaffen.

Business Circle: Sehr geehrter Herr Alappat, Sie sind Director Operational Excellence bei Bitpanda, können Sie uns kurz beschrieben, wie Sie zu dem gekommen sind, was Sie jetzt machen?
Leo Alappat: Ich bin Prozessmanager aus Überzeugung und Leidenschaft und mich begleitet das Thema schon seit meiner Jugend. Beruflich habe ich dann als Prozessmanager in der RBI Gruppe Geschäftsprozesse für Insourcing und Nearshoring sowie im Sinne des KVPs dokumentiert und optimiert, ein klassischer Prozessmanager halt. Jedoch haben wir immer wieder mit der Herausforderung zu kämpfen gehabt, dass die besten Optimierungsideen ohne die Unterstützung durch die "IT" nur minimalen Impact erzeugt. So bin ich dann schließlich auf RPA gestoßen und habe dann mehrere Jahre innerhalb der RBI Group Prozesse mit meinem damaligen Team wirklich beeindruckende Robots in für Banken relativ kurzer Zeit umgesetzt. Der Möglichkeit, zu dem damals noch-Startup Bitpanda zu wechseln, um Geschäftsprozesse nachhaltig skalierbar zu machen, konnte ich nicht widerstehen. Dabei ist es dann im Wesentlichen auch geblieben, unter Einsatz von "klassischem" Prozessmanagement sowie Hyperautomation arbeiten mein Team und ich gemeinsam daran Bitpanda nachhaltig wachsen zu lassen, neue Geschäftsfelder, Märkte sowie einen hoch-volatilen Markt mit einer gleichbleibenden Mannschaft versorgen zu können.

BC: Eine Frage, die sich bei Automatisierungsprojekten immer stellt: Werden Jobs überflüssig, oder haben die Menschen dann besser Gelegenheit, sich den wirklich interessanten Aufgaben zu widmen?
Alappat: Die eigentliche Frage ist doch, inwiefern unsere Kunden, aber auch unsere Mitarbeiter von repetitiven, manuellen Prozesses profitieren. In jedem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, wo "Menschlichkeit" essentiell ist. Meistens werden diese Tätigkeiten aufgrund der "Administrativen" Tätigkeiten vernachlässigt. Wenn man die richtigen Prozesse im Sinne des Kunden automatisiert, schafft man Kapazität, um sich mehr auf jene Dinge zu konzentrieren, die tatsächlich Mehrwert schaffen. Wenn man es also richtig angeht, gehe ich davon aus, dass Jobs bzw. deren Scope sich eher drastisch verändern werden, statt komplett obsolet zu werden.

BC: Mit welchen Kennzahlen messen sie Erfolg?
Alappat: Oft geht es bei Prozessoptimierung und Automatisierung um eingesparte Kosten/Kapazität nach der Umsetzung des Projektes. Wir haben hier einen "Nachhaltigeren" Approach gewählt und messen uns selbst nicht nur am initialen Impact, sondern auch an der Skalierbarkeit des Prozesses/Produktes. Für uns ist es aufgrund der allgemeinen Volatilität des Marktes einfach kritisch, dass Prozesse innerhalb von Stunden hoch und runter skalieren lassen.

Die Demokratisierung der Technologie

BC: Wenn Sie einmal 5 Jahre zurückdenken: Was waren die größten Veränderungen in dieser Zeit und was könnte sich bis 2028 tun?
Alappat: Für mich ist der beeindruckendste Trend der letzten 5 Jahren, die "Demokratisierung der Technologie", sprich jede/jeder kann relativ einfach/günstig Technologien einsetzen, um Tätigkeiten/Prozesse zu automatisieren oder ein Business aufzubauen. RPA & Co. haben den Anfang gemacht, ich bin jedoch überzeugt, dass No-/Low-Code Machine Learning Plattformen den Scope und die Geschwindigkeit der Disruption vieler Geschäftsbereiche massiv erhöhen wird. Rein aus meiner Finanzindustrie-Blase heraus würde ich behaupten, dass mithilfe der angesprochenen Technologien vieles an Prozessstandardisierung überflüssig bzw. rückgängig gemacht wird. Sprich, wozu Kunden zum Befüllen eines Formulars nötigen, wenn aus einem unstrukturierten Mail unabhängig von der verwendeten Sprache automatisch alle Kundenwünsche/Daten herausgelesen und verarbeitet werden können.

BC: Mit welchen ersten Schritten sollte man auf dem Weg zur Etablierung relevanter KPIs beginnen?
Alappat: Man muss bei der Unternehmensvision und Zielen anfangen, was wollen wir überhaupt erreichen? Bei Bitpanda suchen wir uns dann jene Indikatoren heraus, wo wir wissen, dass wir jene durch unser Handeln beeinflussen können. Meine bisherige Erfahrung mit KPIs in mehreren Unternehmen/Industrien hat mich davon überzeugt, dass je weniger KPIs existieren desto besser kann man das Unternehmen/das Team in die richtige Richtung lenken, es heißt ja nicht umsonst KEY Performance Indicator. Für Prozessautomatisierung und Disruption ist mir die Zahl der "Vermiedenen Kosten" (Avoided Costs) wichtig. Denn wenn das Ziel von Prozessautomatisierung es ist, Neues zu ermöglichen, darf man nicht nur anhand der initial eingesparten Kosten bewertet werden.

BC: Abschließend: Was sollen Ihre Zuhörer aus Ihrem Vortrag mitnehmen, Welche Gedanken möchten Sie in Ihrem Publikum anregen?
Alappat: In dem Vortrag geht es darum, wie man Unternehmensprozesse und Unternehmen mit Hilfe von disruptiven Technologien nicht nur effizienter, sondern auch skalierbar machen kann. Ich hoffe, dass die Zuhörer unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße sich inspiriert und ermutigt fühlen, Prozess-Disruption und Hyperautomation umzusetzen.

BC: Lieber Herr Alappat, wir danken Ihnen für dieses Gespräch und freuen uns, Sie zum 18. Prozessmanagement – Forum zu begrüßen!

Leo Alappat leitet seit 2021 den Bereich Operational Excellence bei Bitpanda. Hierbei ist sein Fokus auf die Steigerung der Effizienz und die Schaffung einer hoch skalierbaren Organisation. Leo nutzt dazu eine Kombination aus klassischen Prozessmanagementmethoden und Hyperautomation-Technologien. Vor seiner Tätigkeit bei Bitpanda war er bei der Raiffeisenbank International in Wien für Smart Automation zuständig. Am 25. Mai ist er im Rahmen des Process meets Automation Forums Gastgeber eines Workshops mit dem Thema „Continuous Disruption - OPEX meets Automation bei Bitpanda“.