Die Assistenz 4.0 als zentraler Punkt eines Unternehmens: Interview mit Silke Nevermann

Mit ihrem Unternehmen Office Concepts unterstützt Silke Nevermann Unternehmen um mehr Zeit für den eigentlichen Sinn des Unternehmens zu gewinnen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Gestaltung wirksamer virtueller Zusammenarbeit und kollaborativer Arbeitsweisen. Wir haben im Vorfeld der Success 2022 mit Ihr gesprochen:

BC: Als Profi unterstützen Sie Unternehmen jeder Größenordnung mit effizienten und modernen Strukturen im Büro. Wie wichtig ist die Assistenz als Unterstützung der Chefetage angesichts von aktuellen Herausforderungen in Unternehmen und der sich ändernden Rahmenbedingungen?
Nevermann: Die Assistenz ist angesichts der aktuellen Herausforderungen wichtiger denn je: War es während der ersten großen Digitalisierungswelle von hybriden Meetings und Tools in der Team- und Organisationstruktur in der Corona-Pandemie Schadensbegleichung, sind Assistenzen heute für die Perfektionierung dieser Abläufe zuständig. Als Unterstützung von Führungskräften gestalten sie Arbeits- und Kommunkationsprozesse und sind gefordert, ein hohes Maß an Sensibilität in den beruflichen Alltag zu integrieren. Als Schnittstelle zwischen Team und Vorstand nehmen sie ihren Vorgesetzten wichtige Arbeiten ab. Denn gerade in Zeiten von schnelllebigen und sich stätig ändernden wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen, schaffen Geschäftsführer und Personen in Leitungsfunktionen nicht immer den Spagat zwischen Vorstandssitzung und der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur in Sachen digitalen Prozessen. Werden Prozesse jedoch nicht weiterentwickelt, gerade in Sachen der räumlich und zeitlich abgetrennten Arbeit, wird die Motivation und Leistung der Mitarbeiter drastisch zurückgehen. In deutschen Unternehmen fordert die hohe Anzahl an Betriebsvereinbarungen, die mindestens 2 Home-Office Tage vorsieht, ein hohes Potenzial an Vereinbarungskönnen, Organisationsgeschick und die Entwicklung und Einbindung von hybriden Arbeitsmethoden in das Unternehmen. Dementsprechend ist es die Assistenz oder das Office Management, die das Bindeglied zwischen Top-Entscheidungsträgern und operativen Mitarbeiter:innen innerhalb eines Unternehmens darstellt.

BC: Welche Eigenschaften machen eine gute Assistenz aus und welche neuen Methoden & Arbeitsweisen gibt es in Hinblick auf „New Work“ zu erwähnen?
Nevermann: Gerade jetzt, wo Unternehmen durch die Vielzahl von neuen Arbeitsmethoden übersichtliche und effiziente Methoden in der Zusammenarbeit benötigen, sind Assistenten angehalten das zu tun, was schon seit jeher ihre Aufgabe ist. Nur eben angepasst an das „Jetzt“. Denn noch nie zuvor war es so wichtig, sich zu vernetzen, extern und intern. Digital und analog. Denn die Assistenz ist in Unternehmen die Berufsgruppe, die diese wichtigen Skills vereint und schon jetzt hervorragend einsetzt. Die große Herausforderung ist jedoch die detailorganisatorische Übersetzung von Tools zur Anwendung im gesamten Unternehmen. Die schon vorhandene hohe Flexibilität und Ihre Gewohnheit zu gestalten und umzusetzen. Keine berufsgruppe ist so „ready“ für den digitalen Wandel, vorausgesetzt man kümmert sich um die richtigen Methoden und Arbeitsweisen in Hinblick auf New Work. Denn so vielschichtig das Umfeld im Hinblick auf die unterschiedliche Channels im Bereich der Organisation und Kommunikation geworden ist, so unterschiedlich sind auch die Antworten die geliefert werden können. Dahingehend freue ich mich mit meiner Erfahrung mögliche Arbeitsplatzmodelle und Arten der Unterstützung aufzuzeigen um mit Assistenzen den nächsten Schritt zu gehen

BC: Assistenz 4.0: Welche Aufgaben und Skills sind mehr denn je damit verbunden? Welche Trends sind absehbar und wie wichtig ist dabei die eigene Rolle der Assistenz?
Nevermann: Nimmt man die onlinebasierte Kommunkations- und Speicherlösung von Microsoft, MS Teams heran, wird es in vielen Unternehmen schon jetzt als Tool für die einfache Kommunikation und vor allem als Cloud-basierter Speicherplatz verwendet. Jedoch bieten solche Programme eine Vielzahl von organisatorisch und in kommunikativer Hinsicht relevanten und durchaus erfolgsversprechenden Tools und Funktionen, die der Assistenz helfen ihre Fähigkeiten ins „Jetzt“ zu übersetzen. Assistenzen und Office Manager:innen werden in Unternehmen zunehmend zu den ersten „digital natives“. Und dabei spreche ich nicht von der Fähigkeit der Programmierung von detailspezifischen Computerprogrammen, sondern der Übersetzung von vorhandenen Abläufen, Prozessen und individuellen Stärken in die digitale „Sprache“. Die Innovation geht gerade bei diesen Prozessen der Digitalisierung oftmals von Assistenz-Netzwerken aus. Leitfäden werden gemeinsam ausgearbeitet und zusammen mit HR und Kommunikationsabteilungen in den Unternehmen verankert. Es gibt für verschiedenste Probleme in Unternehmen bereits die Werkzeuge, aber niemand wendet Sie an. Die Assistenz hat schon immer eine ausgeprägte Kompetenz in der Übersetzung von organisatorischen Methoden und Tools bewiesen. Jetzt ist es an der Zeit, wieder einmal mehr die heutigen Werkzeuge in die richtige Ebene einzuordnen und gewinnbringend für die Mitarbeiter einer Organisation in das Unternehmen zu integrieren.

Assistenz 4.0 – Digitale Prozesse, Austausch und Vertrauen!

BC: Wie können sich Assistenzen und Office-Manager:innen persönlich weiterbilden um einen maximalen Erfolg und Entlastung für Ihren jeweiligen Vorgesetzen und vor allem sich selbst zu schaffen?
Nevermann: Ich möchte dabei auf 3 Bereiche eingehen, welche nach meiner Erfahrung nach den meisten Mehrwert mit sich bringen:
Jede Person muss sich selbst die Frage stellen nach der eigentlichen Motivation: „Warum möchte ich mich weiterbilden?“, „Wie möchte ich meine Ziele erreichen?“ Wie soll man sich persönlich weiterbilden? Dahingehend kann jede Assistenz eine ehrliche Einschätzung hinreichend der eigenen Stärke und Schwächen vornehmen. Diese Einschätzung kann natürlich mehrere Aspekte der Aufgaben im Office Umfassen. Neben detailorganisatorischen Tätigkeiten sind das in vielen Fällen auch die Moderation von Meetings vor Ort oder virtuell, die Strukturierung und Einführung von agilen und neuen Arbeitsweisen und jegliche Aufgaben als Schnittstelle zwischen Vorstand und dem Team. Außerdem sollte man sich darüber Gedanken machen, wo man sich weiterbiklden möchte, denn erfahrungsgemäß kehren Teilnehmer:innen von Konferenzen wie der Success oder Seminaren und Lehrgängen mit neuen Ideen, frisch und motiviert in die Rolle der Assistenz zurück. Bei der Weiterbildung geht es jedoch immer um die Qualität der Quellen und der Aktualität der Vorträge und Beispielen aus der Praxis. Denn die Rahmenbedingungen ändern sich wahnsinnig schnell und nur fachlich-fundiertes Wissen bringt einen nachhaltigen Mehrwert für die Assistenz zur Verwendung im beruflichen Alltag. Der wichtigste Punkt aber: „Der Grad der Vernetzung“ Wie auch alle anderen Berufsgruppen ist der mit Sicherheit wichtigste Aspekt die Vernetzung zwischen Assistenzen und Office Manager:innen untereinander. Und dabei spreche ich ausdrücklich nicht nur innerhalb eines Unternehmens oder Konzerns. Man sollte hierbei bewusst unterschiedlichste Organisations- und Arbeitsstrukturen berücksichtigen und sich mit Menschen unterschiedlichster (Arbeits-)Kulturen und Branchen vernetzen. Offline auf Konferenzen, Online via LinkedIn, Foren und Gruppen! Denn oftmals hat man für Probleme anderer Personen die Lösung. Und umgekehrt! Der Austausch von Best Practices zwischen Unternehmen!

BC: Was können Assistenzen von Ihren Kolleg:innen aus anderen Unternehmen und Branchen lernen? Welche Synergie- und Lerneffekte können dabei entstehen?
Nevermann: Durch einen hohen Grad der Vernetzung mit Kolleg:innen aus anderen Unternehmen, Branchen und sogar Ländern, sieht man als Assistenz Entwicklungen schon sehr früh. Als Assistenz hat man einen gestalterischen Spielraum und gerade in KMU´s oftmals bereichsübergreifend neben der Organisation und prozessorientierten Kommunikation auch noch Personalverantwortung vorzuweisen. Dabei kommen im digitalen Zeitalter immer mehr unterschiedliche Tools und Methoden zum Einsatz. Ich möchte an alle Office Manager:innen und Assistent:innen appelieren: Traut euch, Ihr habt die Fähigkeiten die es benötigt, um den jetzigen Anforderungen standzuhalten. Ihr müsst sie lediglich übersetzen und herausfinden, wie ihr sie für euch einsetzt!

Silke Nevermann ist Virtual Collaboration Coach und ausgebildete Lean Office Master, Digital Transformation Manager, Scrum Master und Change Management Coach, und verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung als Büroleitung in den Top- Führungsetagen internationaler Konzerne. Treffen Sie sie bei der Success 2022 - dem Jahresforum für Office-Manager:innen und Assistenz, am 26. / 27. September in Stegersbach.