Budgetierung optimieren: Best Practices für effiziente Planung, Forecasting und Steuerung von IT-Budgets

RECON 2025 Workshop zeigt, wie Unternehmen den IT-Wertbeitrag sichtbar machen und Steuerung, Transparenz und Forecasting auf ein neues Niveau heben.

Wie viel Wert schafft Ihre IT wirklich? Diese Frage steht im Zentrum eines wegweisenden Workshops auf der diesjährigen RECON 2025 –veranstaltet vom Technologiekonzern ANDRITZ in Zusammenarbeit mit IBM Apptio und dem Beratungsunternehmen It’s Value. Unter dem Titel „Kostenstellen waren gestern – heute zählt der IT-Wertbeitrag“ zeigt das Trio, wie durch Technology Business Management (TBM) und ein neues Verständnis von IT-Finanzmanagement der Schritt vom reinen Kostenfaktor zur strategischen Steuerungseinheit gelingt.

Die Herausforderung: Transparenz und Steuerbarkeit fehlten

„Wir hatten einen langwierigen Planungsprozess in einem intransparenten Tool ohne Möglichkeit zur Versionierung und Dokumentation“, beschreibt Michael Zambelli, Head of IT Finance and Contract Managementbei ANDRITZ, die Ausgangssituation. Eine transparente Sicht auf den gesamten IT-Budgetprozess und ein rollierendes Forecasting? Fehlanzeige.

Das Ergebnis: hoher manueller Aufwand, lange Durchlaufzeiten und kaum Möglichkeiten, den geschäftlichen Wertbeitrag der IT nachvollziehbar zu kommunizieren.

Der Lösungsansatz: Struktur, Standards und strategische Partner

Die Wende kam mit der Entscheidung für IBM Apptio– die weltweit führende Plattform für TBM, IT-Financial-Management und FinOps –und It’s Value als Implementierungs- und Beratungspartner. In einemdreistufigen Projekt wurde die Planung und Steuerung der IT bei ANDRITZ vollständig neu aufgestellt.

„Ziel war es, nicht nur Tools zu liefern, sondern Fähigkeiten aufzubauen“, erklärt Peter van Loon, Gründer und Geschäftsführer von It’s Value. „Wir bringen nicht nur Best Practices mit, sondern entwickeln mit unseren Kunden ein zukunftsfähiges Operating Model – und das europaweit.“

Der Weg: Drei Phasen zur IT-Steuerung der nächsten Generation

• Phase 1: Standardisierung und Automatisierung der Budget- und Forecastplanung in der zentralen IT mit IBM Apptio IT Planning und Cost Transparency – nach nur sechs Monaten war die erste produktive Planung möglich.
• Phase 2: Rollout in die größten Tochtergesellschaften weltweit – mit klaren Prozessen, einheitlichen Tools und fundierten Analysen.
• Phase 3: Erweiterung um wertorientierte Steuerungsansätze, wie Lieferantenmanagement und IT-Serviceverrechnung. Ein vollständiges TBM-Gesamtkonzept wurde etabliert.

Die Wirkung: Effizienz, Klarheit und Akzeptanz

„Heute generieren wir automatisiert Transferpreise, Rechnungsbeilagen und Abschreibungen. Die Budgetplanung ist rollierend, die CapEx-Planung integriert – und das Management erhält präzise Antworten auf das Warum hinter jeder Zahl“, sagt Michael Zambelli. „Wir erklären heute nicht mehr nur IT-Kosten – wir zeigen, welchen Beitrag IT zum Geschäftserfolg leistet.“

Neben deutlich verkürzten Planungszyklen ist es vor allem die neu gewonnene Transparenz, die begeistert: Wertgespräche mit dem Management sind fundierter, Vorgaben lassen sich schneller umsetzen und die Akzeptanz bei den Anwender:innen ist signifikant gestiegen.

Die Umsetzung: Daten, Schnittstellen und Steuerung in der Praxis

Die IBM Apptio Lösung bildet das Rückgrat dieser Transformation. Sie vereint leistungsstarke Datenintegrationen mit einem zentralen IT-Finanz-Datalake, in dem Kosten, Budgets und Forecasts über verschiedene Systeme hinweg konsolidiert werden. Über Standardschnittstellen zu SAP, ServiceNow und LeanIX lässt sich IBM Apptio nahtlos in bestehende IT- und Finanzlandschaften integrieren.

„IBM Apptio schafft eine gemeinsame Datengrundlage für IT und Finance – das ist die Voraussetzung dafür, dass CFOs und CIOs dieselbe Sprache sprechen, wenn es um Budgets, Forecasts und Investitionen geht“, erklärt Tillmann Kretschmer, Enterprise Sales Director bei IBM Apptio. „Die Plattform verbindet technische Tiefe mit Managementrelevanz – und operationalisiert TBM und FinOps in der täglichen Arbeit.“

Zudem liefert IBM Apptio eine Vielzahl an vorkonfigurierten Reports und Dashboards, die sowohl operative Steuerung als auch strategische Entscheidungen unterstützen. Damit wird IT-Financial-Management nicht nur geplant, sondern gelebt – vom CFO und CIO bis zum IT Controller.

Der Blick nach vorn: Cloudkosten & FinOps

Die nächsten Schritte sind bereits geplant: ANDRITZ wird FinOps mit IBM Cloudability einführen, um die Transparenz und Optimierung auch in hybriden Multi-Cloud-Umgebungen sicherzustellen. Eine konsequente Weiterentwicklung, die den eingeschlagenen Weg – von der Kontrolle zur Wertorientierung – fortsetzt.

Fazit: Ein Modell für viele

ANDRITZ zeigt exemplarisch, wie Unternehmen ihre IT von innen heraus transformieren können – mit den richtigen Partnern, den passenden Tools und einem klaren Ziel: IT als echten Business Enabler zu verstehen.

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