Tech Talks: Prozessmanagement & Automatisierung

Einblicke in den Workshop mit Nicolas Csermàk (Rhenus Alpina) und Patrick Werder (IMS) "Dynamische Prozessausführung als Erfolgsfaktor für Process Excellence" am Prozessmanagement & Automatisierungs Forum | 5. / 6. Mai 2022 in Wien. Die Welt der Technologie entwickelt sich unaufhaltsam und dabei spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Die Digitalisierung beeinflusst das Nutzungsverhalten und stellt neue Anforderungen an ein effizientes Prozessmanagement. Für ein reibungsloses Business Process Management (BPM) müssen wir Silodenken endgültig überwinden und unternehmensweiten Informationsfluss mit hoher Datenqualität und -aktualität gewährleisten.

BPM als Strategie

Wenn wir heute von Prozessmanagement sprechen, geht es nicht nur um ein technisches Werkzeug, sondern um unternehmensweite Prozessdigitalisierung. Eine strategische Prozessausrichtung legt die Basis für einen ganzheitlichen BPM-Ansatz. Ein optimales Prozessmanagement hilft die operativen Tätigkeiten besser mit den Zielen und Strategien des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dabei steht der Abgleich der Unternehmensstrategie mit der bereichsübergreifenden Integration von Prozessen, Menschen und Systemen im Mittelpunkt. Auch die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten ist eine wichtige Komponente für eine transparente, rollenbasierte Informationsvermittlung. Mit einer klaren BPM-Strategie werden die nötigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Prozessmanagement im Unternehmen geschaffen.

Bereiche im Prozessmanagement

Wenn wir über ein digitales Prozessmanagement sprechen, sollen für einen langfristigen Unternehmenserfolg verschiedene Bereiche berücksichtigt werden. Durch eine saubere, konzeptionelle Arbeit wird das Ziel einer hohen Standardisierung mit bedarfsgerechten Strukturen verfolgt, um so effiziente Prozesse sicherzustellen. Für eine ständige Weiterentwicklung sind wertvolle Daten das A und O, denn sie bieten neues Potenzial für Prozessoptimierungen. Somit gilt es, wichtige Daten zu sammeln und zu analysieren. Schließlich geht es beim Prozessmanagement um nachhaltige Innovationen mit Zukunftsaussicht.

Kollaboration mit End-to-End Prozessen

Die Kollaboration nimmt eine entscheidende Rolle ein. Wir sprechen nicht nur über die Kollaboration zwischen Menschen, sondern über jene zwischen Menschen & Systemen, die immer wichtiger wird. Für eine integrierte Prozessdigitalisierung müssen alle wichtigen Elemente auch außerhalb der Unternehmung berücksichtigt werden. Ziel ist es, ein vollumfängliches, integriertes Managementsystem mit durchgehendem Informationsfluss, d.h. mit sauberen End-to-End Prozessen, sicher zu stellen. Lückenlose End-to-End Prozesse bedeuten über die Systemgrenze hinauszuschauen. Deshalb soll unbedingt auch geprüft werden, ob eine Integration in bestehende Unternehmenslösungen nötig ist.

Integriertes Managementsystem als Erfolgsfaktor

Ein gruppenweites Managementsystem mit zentralen sowie standardisierten Prozessen stellt die Basis für ein effizientes und transparentes Prozessmanagement. Durch die Abbildung der verschiedensten Prozesse, aber auch durch die Verwaltung weiterer Informationen wie zugehörigen Dokumenten (Anweisungen, Richtlinien, Vorgaben, etc.) oder dem Risikomanagement, kann das Unternehmen die interne Verankerung und Einhaltung einer BPM-Kultur sicherstellen.

Vom statischen Modell zur dynamischen Prozessdigitalisierung

Mit den richtigen BPM Tools können statische Prozessvorgaben mit einfachen oder mehrstufigen Formularen sowie Workflows dynamisch gestaltet und wortwörtlich zum Leben erweckt werden. Dem Verwendungszweck sind keine Grenzen gesetzt, es lassen sich unzählige Geschäftsprozesse digitalisieren. Im Bereich derKund:innenmeldungen/Reklamationen wird von der Erfassung über die Ursachenanalyse mittels 5-Why oder Ishikawa-Methode, Definition der Maßnahmen, bis hin zur Wirksamkeitsprüfung und dem Abschluss der Reklamation eine durchgehende Dokumentation und Nachvollziehbarkeit digital gewährleistet. Beim komplett digitalen Auditprozess können die Planung, Durchführung sowie Dokumentation der Feststellungen und Maßnahmen – inkl. dem entsprechenden Auditbericht – effizient abgewickelt und anschließend ausgewertet werden.

Controlling & Monitoring

Für die realistische Beurteilung, ob ein Prozess die gewünschte Prozessleistung erbringt, ist es notwendig, verschiedene Kennzahlen zu erheben (Controlling) und diese laufend zu überwachen (Monitoring). Die regelmäßige Überprüfung der Prozesse liefert wertvolle Daten, um die BPM-Leistung weiter zu analysieren und die kontinuierlichen Prozessverbesserung (KVP) im Unternehmen zu gewährleisten.

Speakerinformationen:

Partrick Werder | Leiter Projektmanagement & Consulting
Zusammen mit seinem Team führt der studierte Betriebswirtschafter die Projekte im Qualitäts- und Business Process Management. Durch Patrick Werders Erfahrung aus Studium und Praxis profitieren die IMS-Kunden auch von kompetenter Beratung in der Prozessoptimierung und -digitalisierung

Nicolas Csermàk | Head of Quality, Health, Safety & Environment, Rhenus Alpina
Er und sein Team kümmern sich um die Themen Qualitäts-, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit, Gefahrgut und Datenschutz.

Veranstaltungstipp:

Prozessmanagement- & Automatisierungs Forum am 5. / 6. Mai 2022 in Wien